Un piloto de clasificación documental necesita categorías claras, ejemplos representativos y un criterio para derivar casos dudosos. Evalúa cada categoría por separado y mide el trabajo de revisión. El objetivo es reducir carga operativa manteniendo la trazabilidad de las decisiones y un tratamiento definido para los errores.
Define las categorías con usuarios reales
Pide al equipo que describa cómo clasifica hoy y qué hace después con cada documento. Identifica categorías que se superponen y diferencias que solo conocen algunas personas. Escribe reglas y ejemplos antes de desarrollar el sistema: una clasificación ambigua sigue siendo ambigua aunque la ejecute una IA.
Construye una muestra representativa
Incluye documentos frecuentes y también los que llegan incompletos, escaneados o con formatos poco habituales. Mantén una muestra aparte para evaluar el resultado. Registra de dónde proviene cada archivo y utiliza solo documentos cuyo tratamiento esté autorizado para el piloto.
Acuerda qué significa equivocarse
Confundir dos categorías puede retrasar una tarea o enviar información al circuito incorrecto. Describe las consecuencias para cada tipo de error. Define qué casos necesitan validación antes de continuar y cuáles pueden quedar como sugerencias para el usuario. La revisión debe responder al impacto del proceso.
Evalúa más que un porcentaje total
Revisa aciertos y errores por categoría, volumen de casos derivados y tiempo de corrección. Un promedio alto puede ocultar mal desempeño en una categoría pequeña pero importante. Presenta el número de documentos evaluados para que el equipo entienda el alcance del resultado.
Diseña la revisión de excepciones
Ofrece al revisor el documento, la categoría propuesta y un lugar para registrar la corrección. Conserva esas decisiones para identificar patrones. No conviertas cada corrección automáticamente en una regla nueva: revisa primero si el caso revela un cambio de criterio o una excepción.
Conecta con la tarea siguiente
La clasificación aporta valor cuando facilita búsqueda, asignación o procesamiento. Prueba esa continuidad y compara el trabajo completo con el proceso anterior. El diagnóstico de Eigen puede ayudarte a evaluar los datos disponibles y definir un piloto documental con objetivos concretos.