Preparar documentos para un asistente de IA requiere identificar información vigente, asignar responsables y respetar los permisos de cada usuario. Organiza las fuentes por tarea y prueba preguntas reales antes del lanzamiento. La utilidad depende de que el sistema encuentre la respuesta correcta y reconozca cuándo falta información.
Empieza por las preguntas
Define qué necesita resolver el equipo: consultar un procedimiento, encontrar una condición comercial o entender una política interna. Reúne preguntas frecuentes y documentos que hoy usan para responderlas. Un primer alcance concreto ayuda a evitar que el proyecto se convierta en una limpieza indefinida de todos los archivos de la empresa.
Crea un inventario simple
Para cada documento, registra título, área, responsable, fecha de actualización y ubicación oficial. Detecta duplicados y versiones contradictorias. Conserva una versión aprobada para consulta y marca claramente los archivos históricos. El asistente necesita un criterio para distinguir lo vigente de lo que se guarda solo como antecedente.
Aclara el contenido
Usa títulos descriptivos y explica términos propios del negocio. Divide procedimientos largos en pasos identificables y deja explícitas sus excepciones. Si un documento depende de una tabla o una imagen, comprueba que la información pueda recuperarse. Una persona del área debe validar que el contenido conserva su significado.
Mantén los permisos
Un asistente no debe ampliar el acceso a documentos por el hecho de reunirlos en una búsqueda. Define qué grupos pueden consultar cada fuente y prueba con usuarios de distintos perfiles. Incluye situaciones donde alguien solicita información fuera de sus permisos. Esa revisión debe alcanzar el sistema que recupera documentos, además de la respuesta final.
Evalúa respuestas contra las fuentes
Prepara un conjunto de preguntas con respuestas esperadas y sus documentos de referencia. Incluye preguntas sin respuesta, políticas antiguas y nombres parecidos. Revisa exactitud, fuente citada y comportamiento cuando la información no está disponible. Un enlace al documento permite al equipo comprobar el contexto antes de actuar.
Establece mantenimiento
Decide cómo entran nuevas versiones y quién retira contenido obsoleto. Mide preguntas no resueltas y errores de información para priorizar mejoras. La preparación de datos forma parte de una implementación de IA; Eigen puede ayudarte a acotar el primer conjunto de documentos y sus criterios de evaluación.