Caso real · Administración · Cliente anónimo
Un agente que prepara solicitudes de compra y pago para que puedan aprobarse
Eigen implementó un agente que reunía los antecedentes, identificaba lo que faltaba y preparaba un expediente con resumen y enlaces a los respaldos para su aprobación.
El cliente solicitó mantener su identidad reservada. Eigen comparte el problema, la solución y los resultados de la evaluación sin divulgar información que permita identificarlo.
El problema: antecedentes incompletos y pendientes dispersos
Las áreas enviaban solicitudes por correo, con cotizaciones, facturas y respaldos incompletos. Administración dedicaba gran parte del día a buscar documentos, pedir aclaraciones y comprobar que lo solicitado coincidiera con lo contratado y recibido.
Los pendientes quedaban repartidos entre distintas personas, dificultando saber qué faltaba y quién debía aportarlo.
Reunir y contrastar la información de cada operación
Eigen conectó un agente al correo de solicitudes, al repositorio documental y al ERP. Reunía los antecedentes de cada operación, identificaba los documentos que faltaban y los solicitaba al responsable.
Contrastaba órdenes de compra, facturas y comprobantes de recepción para señalar diferencias y posibles duplicados. Cada observación quedaba vinculada al documento que la justificaba.
Preparar la aprobación con reglas y revisión humana
Cuando el expediente estaba completo, el agente preparaba la solicitud para aprobación con un resumen y enlaces a los respaldos. Las excepciones requerían una decisión humana; los importes y límites se comprobaban mediante reglas del sistema.
El agente mantenía el proceso en movimiento: identificaba qué faltaba, quién debía aportarlo y qué condición debía cumplirse para avanzar.
Resultados de la evaluación
| Indicador | Proceso habitual | Proceso asistido |
|---|---|---|
| Tiempo activo de trabajo por expediente, incluida la revisión humana | 24 minutos | 10 minutos |
| Solicitudes devueltas por falta de antecedentes | 32% | 12% |
Los resultados equivalen a 14 minutos menos de trabajo activo por expediente y 20 puntos porcentuales menos de solicitudes devueltas.
Cómo se comprobaron los resultados
La evaluación se realizó durante ocho semanas, con 600 expedientes comparables distribuidos entre el proceso habitual y el asistido. Se midió el tiempo de revisión y corrección, incluida la intervención humana.
Un revisor independiente comprobó que los expedientes aprobables tuvieran todos los respaldos y que las diferencias relevantes hubieran sido identificadas.
El tiempo activo mide el trabajo dedicado al expediente. No equivale al tiempo transcurrido desde la recepción de una solicitud hasta su aprobación o pago.
El resumen no incluye el reparto exacto de los 600 expedientes entre ambos procesos, las fechas calendario ni los registros originales de la revisión.
Información que puede compartirse
Este caso comparte el problema, el flujo y el método de evaluación. Permanecen reservados la identidad del cliente, los proveedores, las cuentas bancarias, los precios, los contratos y los documentos originales.
Los ejemplos documentales que se incorporen se crearán con datos sintéticos y se identificarán como tales.
Del proceso administrativo a la implementación
Eigen ofrece consultoría de IA para empresas en Chile, desde el diagnóstico de procesos hasta la implementación de agentes e integraciones.
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